Productiviteit én veerkracht verbeteren – welk team wil dit niet? In dit artikel bespreken we 3 manieren waarop je dat kan doen: door slimmer te vergaderen, constructief samen te werken en conflicten duurzaam op te lossen. Bij elk van die vaardigheden geldt dat een inclusieve aanpak betere resultaten geeft. Niet verwonderlijk, dus, dat een organisatie waar ruimte gemaakt wordt voor (neuro)diversiteit, ook een organisatie is waar de productiviteit verbetert – en dat zonder het verhogen van de werkdruk! Maar hoe doe je dat dan juist? Dat leggen we hieronder uit.
Slimmer vergaderen
Vergaderingen zijn essentieel in kenniswerk, maar vaak een bron van frustratie. Slimmer vergaderen gaat niet alleen over het overleg zelf, maar ook over een goede organisatie, voorbereiding, en opvolging. Wanneer je bij elk van die punten aandacht hebt voor uiteenlopende denk- en communicatievoorkeuren, worden je vergaderingen niet enkel inclusiever, maar ook effectiever.
Een vergadering slimmer organiseren
De eerste vraag die je je moet stellen, is of een vergadering de meest effectieve manier is om je doel te bereiken. Het is niet voor niets dat “could have been an email” zo’n populaire uitspraak is. Een vergadering is bij uitstek een interactieve werkvorm: vraag jezelf dus af of interactie met en tussen de deelnemers meerwaarde biedt – en of elke genodigde daar een rol in te spelen heeft.
Een vergadering slimmer voorbereiden
Ok, een vergadering is de beste manier om te bereiken wat je nodig hebt. Dan is het tijd om de vergadering ook inhoudelijk voor te bereiden. Stel een agenda op, en zorg ervoor dat voor elk punt op die agenda duidelijk is wat je verwacht: wil je informeren, consulteren of beslissen? Je vergadering zal een stuk inclusiever én effectiever zijn als je de agenda met alle onderliggende stukken vooraf deelt met de deelnemers, zodat ze zich kunnen voorbereiden. Bovendien laat deze manier van werken toe dat deelnemers jou ook vooraf al hun input kunnen bezorgen. Handig als ze er niet bij kunnen zijn, of als ze moeite hebben hun standpunt te delen in groep.
Een vergadering slimmer leiden
Na een goede voorbereiding kan je aan het overleg beginnen. Gebruik de agenda als leidraad, en eventueel als basis voor het verslag. Als voorzitter zorg je er niet alleen voor dat iedereen aan het woord kan komen, maar je nodigt ook expliciet uit tot tegenspraak. Dat lijkt contradictorisch, maar we weten dat de meeste mensen een heel grote sociale druk voelen om akkoord te gaan met de groep – wat niet wil zeggen dat ze geen reële problemen zien of geen diepe weerstand voelen. Door uit te nodigen tot constructieve kritiek, kan je die elementen verwerken in het resultaat. Belangrijk daarbij is dat je die tegenspraak kadert als een waardevolle bijdrage, bijvoorbeeld “welke valkuilen zien we over het hoofd?”. Het duurt misschien wat langer, maar het besluit zal duurzamer zijn. Als kers op de taart zorg je ervoor dat je verschillende werkvormen hanteert, waardoor het niet altijd de extraverte en verbaal sterke medewerkers zijn die de toon zetten. Je kan bijvoorbeeld een stille brainstorm gebruiken, of een visuele werkvorm.
Een vergadering slimmer opvolgen
Na afloop van het overleg zorg je voor een goede opvolging. Heel belangrijk daarbij is dat iedereen een verslag krijgt waarbij minstens heel duidelijk is welke besluiten er genomen zijn en welke acties er zijn afgesproken. We raden je ook aan om hierbij ruimte te laten voor feedback ná de vergadering, weliswaar met een duidelijke deadline. Zo kan je ook de inzichten van de diepere denkers nog meenemen. Je kan hen uitnodigen om per mail te reageren, of je kan gestructureerd feedback verzamelen, bijvoorbeeld met een formulier.
Door bij elke fase van een vergadering (organiseren – voorbereiden – overleggen – opvolgen) rekening te houden met onderlinge verschillen, motiveer je teams tot samenwerken én kom je tot beter onderbouwde en gedeelde resultaten.
Door te focussen op talenten en de juiste context te creëren, verander je conflicten in samenwerking.
Constructief samenwerken
Samenwerken is natuurlijk méér dan vergaderen. Je zou zelfs kunnen zeggen dat lastige vergaderingen vaak een symptoom zijn van een moeilijke samenwerking, al leidt een goede samenwerking niet altijd tot effectieve vergaderingen.
Constructief samenwerken is cruciaal in een team, een organisatie en ja, zelfs een wereld waarin iedereen anderen nodig heeft om resultaat te bereiken. Maar wat is dat dan, constructief samenwerken?
Constructief samenwerken – betekenis
We kunnen spreken van constructief samenwerken wanneer de samenwerking de individuele teamleden versterkt. Dat betekent onder meer dat ze elkaar als persoon respecteren, dat ze elkaars sterkste kanten inzetten en elkaars zwakste kanten compenseren, maar ook dat hun ingevingen delen en verder bouwen op elkaars ideeën.
Het resultaat is een team dat niet alleen betere ideeën uitwerkt dan elke medewerker afzonderlijk, maar deze ook beter tot uitvoering brengt. Constructief samenwerken betekent dus de productiviteit van het team verbeteren – zonder de werkdruk te verhogen!
Wat maakt constructief samenwerken zo moeilijk?
Wanneer een samenwerking stroef loopt, denken de mensen in kwestie vaak dat het een kwestie van “persoonlijkheid” is: de ander is gewoon een idioot, of gemeen, of incompetent, of achterbaks, of … Je hebt zelf waarschijnlijk genoeg voorbeelden die je kan invullen.
In werkelijkheid gaat het meestal om een gebrek aan afspraken en communicatie.
- Onduidelijke verwachtingen:
als collega’s niet weten wat ze van elkaar kunnen verwachten, ontstaat er frustratie en teleurstelling. - Verschillen in werkstijlen:
iemand die sterk analystisch denkt, werkt anders dan een iemand die overloopt van de wilde ideeën, en zonder afspraken leidt dit snel tot irritatie. - Vage, abstracte communicatie:
iedereen is het misschen eens met de woorden, maar als iedereen die woorden anders invult, zal dit toch leiden tot misverstanden, wantrouwen en conflicten.
Gelukkig zijn er manieren om samenwerking te verbeteren, zelfs (en vooral!) in teams met uiteenlopende werkstijlen en communicatievoorkeuren.
Hoe kan je dan beter samenwerken?
Hoe duidelijker en concreter de afspraken zijn, hoe vlotter de samenwerking zal verlopen. Dat geldt voor elk team, maar dat geldt des te meer voor teams waarin veel cognitieve diversiteit zit.
“Goed genoeg” wordt door iedereen anders ingevuld, maar als je een paar collega’s met hoogbegaafdheid of autisme in het team hebt, is de kans dat zij dit héél anders invullen nog wat groter.Ook een afspraak als “wanneer een klant een probleem heeft, reageren we direct” zal verschillend geïnterpreteerd worden door verschillende medewerkers.
-
- Direct, is dat deze minuut, of is dat voor het einde van de dag?
- En reageren, is dat de mail forwarden, of de klant bellen?
- En stel dat je de klant belt, hoeveel autonomie heb je dan om het probleem om te lossen?
Ook hier kan iedereen akkoord gaan met de afspraak, en deze toch heel anders invullen – en als er wat neurodivergente hoofden in het team zitten, zullen de verschillen nog uitvergroot worden. Maak de afspraken dus concreet, bijvoorbeeld “je belt de klant binnen het half uur, je zorgt dat je het probleem helemaal begrijpt, en je belooft dat de klant morgen teruggebeld wordt met een voorstel.”
Welke rol speelt (neuro)inclusie in een constructieve samenwerking?
Inclusie gaat over het actief erkennen en waarderen van verschillen tussen mensen. Neuroinclusie betekent dat je actief ruimte maakt voor verschillende manieren van zijn, van denken en van communiceren. Waarom is dat belangrijk?
We hebben allemaal een beeld van een ‘ideale collega’: die komt op tijd, kleedt zich op een bepaalde manier, luncht met het team, enzovoort. In homogene teams wordt dit allemaal als vanzelfsprekend gezien, maar in diverse teams kunnen verschillen hierin voor wrevel zorgen.
Dan wordt het essentieel om onderscheid te maken tussen gedrag dat er écht toe doet voor het team en gedrag dat minder relevant is. Die afweging is sterk afhankelijk van de context, want wat in het éne team cruciaal is, is dat niet voor het andere team. Stipt om 8:30 op kantoor zijn is bijvoorbeeld wel noodzakelijk in een callcenter om klantgesprekken te garanderen, maar niet voor een businessanalist die autonoom werkt.
Door samen te bespreken welke verwachtingen écht bijdragen aan de samenwerking, maak je ruimte voor mensen met een andere manier van werken, denken of communiceren. Hoe meer zij zichzelf kunnen zijn, hoe meer energie ze kunnen besteden aan hun werk én hoe meer hun verschillen het team verrijken. Beter voor iedereen, dus.
Conflicten oplossen
Zelfs in de meest constructieve samenwerkingen ontstaan soms conflicten. Beter nog: conflicten zijn soms nodig voor een constructieve samenwerking. Het is dan wel cruciaal dat die conflicten zelf ook constructief zijn, en dat ze op een goede manier aangepakt worden.
Mindflow heeft een stappenplan voor het oplossen van conflicten in teams ontwikkeld, gebaseerd op de Harvard Principled Negotation enerzijds, en neuroinclusieve communicatie anderzijds. Dat stappenplan beschrijven we hieronder.
1. Focus op de verbinding met de mens
Bij een hoogoplopend conflict is het cruciaal dat alle betrokkenen het conflict proberen te scheiden van de mens die ze tegenover zich hebben. In plaats van de collega te zien als oorzaak van het conflict (“hij doet altijd zus”, “zij is nu eenmaal zo”, …), helpt het als de betrokkenen elkaar kunnen zien als medestanders die samen een probleem gaan oplossen.
Ook wanneer één van de betrokkenen openlijk neurodivergent is, kan het verleidelijk zijn om het neurotype “in te zetten” in het conflict, door het te zien als een onvermijdelijke oorzaak of als een onbetwistbaar excuus. Nochtans is het dat niet, en om het conflict op te lossen helpt het om het te hebben over gedrag, en niet over mogelijke oorzaken van dat gedrag.
2. Zoek naar de essentie van het probleem
Bij een conflict zien we meestal dat elk van de betrokkenen heel goed weet wat die wil of wat de ander moet. Belangrijker is nochtans om voorbij de standpunten te gaan en te zoeken naar de essentie achter die standpunten: niet wat elkeen wil, maar wat elkeen nodig heeft, diens gerechtvaardigd belang.
Toen Koen bij z’n werkgever een eigen afgesloten bureau ging “eisen”, duurde het welgeteld 5 minuten voor hij met een harde “nee” buiten stond. Na een coaching ging hij opnieuw naar zijn leidinggevende, maar deze keer legde hij uit dat hij heel veel moeite had om geconcentreerd te werken aan zijn bureau naast de keuken. 2 dagen later kon hij verhuizen naar een bureau op een rustige plek, een verdieping hoger. Van zodra het ging over wat hij nodig had, en niet over wat hij wou, werd een constructief gesprek mogelijk.
3. Concretiseer de gewenste situatie
Als de belangen helder zijn, is het tijd om concreet te maken waaraan een oplossing moet voldoen. Koen kon zeggen dat harde en onregelmatige geluiden het werken voor hem onmogelijk maakten, maar dat gesprekken minder storend waren. Zijn leidinggevende kon aangeven dat het voor haar belangrijk was dat Koen in hetzelfde gebouw bleef. Zo konden ze samen aftoetsen of het uiteindelijke voorstel effectief een win-win was, en konden ze samen nadenken over een oplossing van het conflict, in plaats van zich aan elkaar te ergeren.
4. Breng alle mogelijke opties in kaart
Eens alle partijen van elkaar weten welke criteria belangrijk zijn voor een goede oplossing, kunnen ze samen nadenken over mogelijke opties. Gebruik in dit proces alle mogelijke brainstormtechnieken, en wees alert voor communicatievoorkeuren. Soms volstaat het om de criteria op te lijsten, soms kan het helpen om er letterlijk een tekeningetje bij te maken. Visualisatie helpt niet alleen tijdens het brainstormen. Het kan ook eerder in het proces bijdragen, bijvoorbeeld bij het creëren van verbinding of het verdiepen naar de essentie. Visualisatie is een tool die bij elk gesprek kan helpen – of collega’s nu neurodivergent zijn, beelddenkers zijn, of tijd nodig hebben om hun emoties te reguleren. Visualisatie helpt immers om abstracte ideeën concreet te maken en zorgt voor een gedeeld begrip.
5. Ontwerp een win-win oplossing
Je zal merken dat het oplossen van conflicten vooral afhangt van de eerste stappen: het probleem scheiden van de mens, verdiepen tot op de essentie en concretiseren hoe een succesvolle oplossing eruit ziet voor alle partijen. Meestal zien we dat al tijdens die afbakening een goede oplossing gevonden wordt. Dan nog kan het belangrijk zijn om die oplossing en een eventuele proefperiode te formaliseren. Dat kan met een eenvoudige email, of met een uitgebreid verslag, al naargelang de context. Bij diepe of lastige conflicten kan het ook helpen om de verschillende stappen uit elkaar te trekken en na elke stap te formaliseren wat de conclusie was, zodat mensen kunnen herlezen en aanvullen, verbeteren of nuanceren waar nodig.
Dit stappenplan voor het oplossen van conflicten op de werkvloer biedt een goede leidraad, maar dat wil niet zeggen dat je er als leidinggevende alleen voor staat. Zeker wanneer je zelf betrokken partij bent, kan het helpen om er een interne of externe bemiddelaar bij te halen die het proces kan begeleiden en erover kan waken dat iedereen zich gehoord voelt.
Productiviteit verbeteren
In elke organisatie wordt er vergaderd, samengewerkt, en ja, komen er ook conflicten voor. Hoe je hiermee omgaat, heeft een rechtstreeks impact op de productiviteit van je team.
Op deze manier gaan een verhoogde productiviteit en een verbeterde veerkracht hand in hand.
Slimmer vergaderen zorgt voor een inclusiever en effectiever overleg. Er gaat minder tijd verloren, beslissingen zijn kwalitatief beter en worden beter gedragen door het team, waardoor ze meer gedaan krijgen.
Constructief samenwerken vertaalt zich in het gebruik maken van de individuele sterktes voor het collectief resultaat van het team. Dat resulteert niet alleen in minder misverstanden en verloren tijd, maar ook in meer kwaliteitsvol werk.
Proactief conflicten tussen collega’s oplossen voorkomt escalatie, versterkt de relaties in het team en zorgt ervoor dat er inhoudelijk stevig gediscussieerd kan worden. Niet alleen vermijd je tijdverlies door zinloze ruzies, maar je maximaliseert de bijdrage van elk teamlid aan het resultaat van het team.
Samen vormen deze drie pijlers – slimmer vergaderen, constructief samenwerken en effectief conflicten oplossen – de basis voor een productieve en veerkrachtige werkcultuur. Cruciaal hierbij is dat je op deze manier de productiviteit van het team kan verbeteren zonder dat je de werkdruk verhoogt. Meer zelfs: door al deze stappen creëer je ook een psychologisch veilige omgeving, waarin iedereen durft bij te dragen en met onzekerheid leert om te gaan. Zo gaan productiviteit en veerkracht hand in hand. Door aandacht te hebben voor verschillen in denk- en communicatievoorkeuren bouw je dus een team dat écht floreert.
Wil je weten wat dit in jouw team kan betekenen? Neem vandaag nog contact op – we denken graag me je mee!
Interesse? Met de knop hieronder plan je heel makkelijk een vrijblijvend gesprek met Muriel. Zij bekijkt graag samen met jou wat er mogelijk is.
Muriel Van Gompel
Consultant neurodiversiteit & organisatieontwikkeling
Door haar jarenlange ervaring in leidinggevende functies kent Muriel de realiteit van het bedrijfsleven door en door. Die ervaring combineert ze met een uitgebreide kennis over (neuro)diversiteit én over specifieke neurotypes. In de begeleiding van teams en organisaties slaagt Muriel erin complexe thema’s toegankelijk en toepasbaar te maken. Haar aanpak combineert wetenschappelijke inzichten met praktijkervaring, en stelt haalbaarheid voorop.
Zij begeleidt zowel de Neurotalk! en de Neurodiscovery sessies, en doet dit in het Nederlands, het Frans, het Engels of een combinatie van de drie talen.
