Doen jouw kousen dat ook?  Met twee de was in gaan, maar er alleen uit komen?  Bij ons doen ze dat in elk geval wel, en wij zijn met 6, dus dat resulteert heel snel in heel veel eenzame kousen.  Het paren van die kousen is iets dat ik regelmatig uitstel, want “daar heb ik nu geen tijd voor” – lees: ik zie het nu niet zitten.

En wat doet een mens dan?  Inderdaad, doorschuiven naar iemand anders – in mijn geval: de kinderen eraan laten beginnen!  De intrinsieke motivatie (“dan heb je weer kousen in je kast”) bleek (gek genoeg) niet te volstaan.  Gelukkig was een externe motivator snel gevonden (“je krijgt extra zakgeld per paar dat je vindt”).  De eenzame kousen uitgekieperd op de salontafel, elk kind een bakje gegeven om gepaarde kousen in te verzamelen, en zoeken maar!

Taken verdelen werkt efficiënter

Voor alle duidelijkheid: ik ben deze oefening gestart uit eerlijke wanhoop over de berg ongepaarde kousen, niet als experiment in innovatieve arbeidsorganisatie (IAO).  Toch stelde ik snel vast dat ik hier veel uit kon leren.

Binnen enkele minuten hadden de drie kinderen een taakverdeling afgesproken.  De oudste deed daarbij een “kwaliteitscontrole” op elk paar kousen dat de jongere kinderen gevonden hadden.  Niet omdat ze iets te verliezen hadden ze kousen fout zouden paren.  Wel omdat ze gewoon trots wilden zijn op het resultaat van hun werk.

Nog een paar minuten later had één van de anderen bedacht dat het efficiënter was om de kousen enigszins te ordenen, zodat ze beter vergeleken konden worden.  De anderen sloten zich eensgezind aan bij zijn aanpak.  Ook hier nam iemand ongevraagd een extra taak op zich (het ordenen van de kousen).  En ook deze taak sloot aan bij zijn individuele sterktes en maakte zo het werk efficiënter voor het hele team.

Nog geen 10 minuten nadat ze aan een nieuwe, onbekende opdracht begonnen waren, hadden 3 kinderen de taken verdeeld op een manier die hen toeliet om zo efficiënt mogelijk te werken.  En dat hadden ze gedaan zonder enige vorm van hiërarchie – om trots op te zijn, toch?

Van efficiëntie naar effectiviteit

De hele tijd waren de kinderen ook hun input en output aan het regelen.  Er werd de hele tijd bewust geschoven met “voorbereidende” (kousen ordenen), “uitvoerende” (kousen paren) en “ondersteunende” (kwaliteitscontrole) taken.  Dat had wellicht een negatief effect op de efficiënte van elk van de werkers, want ze moesten het overzicht bewaren en schakelen tussen taken waar dat nuttig was.  Langs de andere kant kwam dat de effectiviteit van het team wel ten goede, want er waren altijd genoeg kousen overzichtelijk geordend, de “controleur” zat nooit toe te kijken hoe de anderen bezig waren, en alle teamleden bleven gemotiveerd.

Zo zijn ze erin geslaagd om op één uur tijd 96 (zesennegentig!) correcte paren te vinden.  Dat was mij alleen nooit gelukt, daar ben ik wel zeker van.  Ze hadden natuurlijk wel die externe motivator, het zakgeld.  Maar ook daar was iets geks mee aan de hand.

Alles voor het team

Ze hadden elk een bakje gekregen om kousen in te verzamelen, en ze wisten dat ze een bedrag zouden krijgen per paar.  Dat is duidelijk een individuele prestatiebonus.  Ik had me dan dan ook voorbereid op onderlinge competitie en zelfs rivaliteit.  Dat is niet gebeurd.  Integendeel: na een 20-tal minuten kwamen de kinderen spontaan zeggen dat ze liever alle kousen in één bak wilden leggen.  En ja hoor, ook toen het echt om de centen ging, waren ze het er alle drie roerend over eens dat de totale verdienste eerlijk verdeeld moest worden over het hele team.

En op het werk?

Natuurlijk gaat het hier om een heel eenvoudige taak, die slechts kort duurde, en die uitgevoerd werd in familieverband.  Op het werk doen we complexere zaken, met een grotere potentiële impact, die meer tijd kosten en dat doen we met mensen waar we niet altijd een vertrouwensband mee hebben.  Toch zijn er een aantal vaststellingen die ook op de werkvloer dienst kunnen doen.

  • Er is geen manager nodig om de taken te verdelen. Een team dat in onderling vertrouwen werkt, verdeelt de taken als vanzelf op een billijke en efficiënte manier.
  • Een “rijk” takenpakket zorgt voor effectiever werk. Als het team verantwoordelijkheid neemt voor voorbereidende, ondersteunende en regelende taken, en niet alleen voor de uitvoerende taken, wint het aan effectiviteit en neemt het eigenaarschap zichtbaar toe.  Durf dus een enge focus op efficiëntie los te laten en zoek naar doeltreffendheid.
  • Objectiefzetting is vaak gepaster op niveau van het team dan op niveau van het individu. Zo kan elk teamlid optimaal bijdragen aan het grotere resultaat, zonder dat er een conflict ontstaat met individuele doelstellingen.

Werk (her)organiseren zodat organisatie én medewerkers erbij winnen vraagt dus om een frisse kijk, los van bestaande structuren en de bekende patronen.

  • Nodig naast de experten ook nieuwe medewerkers uit voor je design team.
  • Neem ook iemand op uit een heel andere afdeling of zelfs een heel andere sector.
  • Vraag telkens “waarom (niet)?” wanneer iemand zegt “we moeten toch…” of “we kunnen toch niet…”. Blijf doorvragen tot je een reden hebt die je ook kan uitleggen aan buitenstaanders.

Wedden dat het team jou ook verrast met de resultaten  die haalbaar worden als je hen de ruimte geeft om al hun energie optimaal te besteden?